a. Kırklareli Üniversitesinden e-posta adresi alan kişi, Bilgi İşlem Daire Başkanlığı bünyesinde geliştirilmiş olan KLUPOSTA sisteminin belirleyeceği/önereceği bir "kullanıcı adı" ve yine KLUPOSTA sistemi tarafından belirlenecek olan bir "şifre"ye sahip olur.
b. "Kullanıcı adı" kişiye özeldir ve aynı "kullanıcı adı" iki farklı kişiye verilmez.
c. "Şifre" sadece kullanıcı tarafından bilinir. Kullanıcı dilediği zaman şifresini değiştirebilir. Şifrenin korunması ve değiştirilmesi tamamıyla kullanıcının sorumluluğundadır. Kullanıcı adı ve şifresi kişiye özeldir. Kullanıcı adı ve şifresinin bir başkasına verilmesinden ve kullanımından kaynaklı yasal sorumluluk kullanıcıya aittir. Kırklareli Üniversitesi Rektörlüğü ya da Kırklareli Üniversitesi Bilgi İşlem Daire Başkanlığı, şifre kullanımından doğacak problemlerden kesinlikle sorumlu değildir.
d. E-posta şifresini unutan kişi, KLUPOSTA sistemi üzerinden şifresini tekrar oluşturabilir. Şifre tekrar oluşturulurken, KLUPOSTA sistemi üzerinde güvenlik gerekçesiyle kullanılan kara listeye düşülmesi halinde;
1. İlk olarak, kişi, bağlı olduğu birimdeki KLUPOSTA yetkilisiyle iletişim kurmalıdır. Yetkili, kişi şifresini tekrar oluşturarak, kişiye e-posta ya da SMS aracılığıyla bildirebilmektedir.
2. İlgili yetkiliyle iletişim kurulamaması halinde, Kırklareli Üniversitesi Bilgi İşlem Daire Başkanlığı’na bizzat müracaat edilmelidir.
e. E-posta şifreleri kesinlikle telefon aracılığıyla tekrar oluşturularak kişiye verilmemektedir.
Cumhurbaşkanlığı Dijital Dönüşüm Bilgi ve İletişim Güvenliği Tedbirleri ve Genelgesi, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ISO 27001:2013 Bilgi Güvenliği Yönetim sisteminde belirtilen maddelere dayanarak kişi;
1. Kırklareli Üniversitesi e-posta servisini kullandığında ileri sürdüğü şahsi fikir, düşünce ve ifadelerin, Kırklareli Üniversitesi Bilgi İşlem ortamına eklediği dosyaların sorumluluğunun kendisine ait olduğunu ve Kırklareli Üniversitesi Bilgi İşlem Daire Başkanlığı’nın bu dosyalardan dolayı hiçbir şekilde sorumlu tutulamayacağını,
2. Kırklareli Üniversitesi e-posta hizmetlerinde, site geneline zarar verecek veya Kırklareli Üniversitesi’ni başka kişi ya da kuruluşlarla mahkemelik duruma getirecek herhangi bir yazılım veya materyal bulunduramayacağını, paylaşamayacağını ve cezai bir durum doğarsa tüm cezai sorumlulukları üstüne aldığını,
3. E-posta servisinin kullanımı sırasında kaybolacak ve/veya eksik alınacak, yanlış adrese iletilecek bilgi, mesaj ve dosyalardan Kırklareli Üniversitesi Bilgi İşlem Daire Başkanlığı’nın sorumlu olmayacağını,
4. E-posta adresi verilerinin Kırklareli Üniversitesi Bilgi İşlem Daire Başkanlığı’nın ihmali görülmeden yetkisiz kişilerce okunmasından (kişinin bilgilerini başka kişiler ile paylaşması, siteden ayrılırken çıkış yapmaması, vb. durumlardan) dolayı gelebilecek zararlardan ötürü Kırklareli Üniversitesi Bilgi İşlem Daire Başkanlığı’nın sorumlu olmayacağını,
5. Tehdit edici, ahlak dışı, ırkçı, ayrımcı, Türkiye Cumhuriyeti Yasalarına, vatandaşı olduğu diğer ülkelerin yasalarına ve uluslararası anlaşmalara aykırı mesajlar göndermemeyi,
6. Ortama eklenecek yazışmaların, konu başlıklarının, genel ahlak, görgü ve hukuk kurallarına uygun olmasını,
7. Diğer kullanıcıları taciz ve tehdit etmemeyi,
8. Diğer kullanıcıların servisi kullanmasını etkileyecek şekilde davranmamayı,
9. Diğer kullanıcıların bilgisayarındaki bilgilere ya da yazılıma zarar verecek bilgi veya programlar göndermemeyi,
10. Kırklareli Üniversitesi e-posta servisini kullanarak elde edilen herhangi bir kayıt veya elde edilmiş malzemelerin tamamıyla kullanıcının rızası dâhilinde olduğunu, kullanıcı bilgisayarında yaratacağı arızalar, bilgi kaybı ve diğer kayıpların sorumluluğunun tamamıyla kendisine ait olduğunu, servisin kullanımından dolayı uğrayabileceği zararlardan dolayı Kırklareli Üniversitesi’nden tazminat talep etmemeyi,
11. Kurallara aykırı davrandığı takdirde Kırklareli Üniversitesi Bilgi İşlem Daire Başkanlığı’nın gerekli müdahalelerde bulunma, kişiyi hizmet dışına çıkarma ve üyeliğine son verme hakkına sahip olduğunu,
12. Kanunlara göre postalanması yasak olan bilgileri postalamamayı ve zincir posta(chain mail), yazılım virüsü (vb.) gibi gönderilme yetkisi olmayan postaları dağıtmamayı,
13. E-posta "kullanıcı" adıyla yapacağı her türlü işlemden bizzat kendisinin sorumlu olduğunu,
14. E-posta hesap şifresini düzenli aralıklarla (yılda bir defa) yenileyeceğini (sistem otomatik olarak kullanıcıları şifre yenilemeye zorlayacaktır) ve bu yenilenecek şifrelerde, kişisel bilgilerle ilişkili ve kolay tahmin edilecek rakam ya da harf dizileri yerine büyük küçük harf, rakam ve sembollerden oluşacak kombinasyonları tercih edeceğini,
15. Sahip olduğu e-posta hesabı/hesapları üzerinden yetkili/sorumlu olduğu iş ve görevler çerçevesinde ilgili sistemlere erişim sağlayacağını,
16. E-posta hesabını tek taraflı olarak iptal ettirse bile, bu iptal işleminden önce, üyeliği sırasında gerçekleştirdiği icraatlardan kendisinin sorumlu olacağını,
17. Personel epostası olarak @klu.edu.tr veya @kirklareli.edu.tr, öğrenci e-postası olarak @ogr.klu.edu.tr veya @ogrenci.kirklareli.edu.tr domainlerine ait e-posta hesaplarını kullanan şahıslar Türkiye Cumhuriyeti kanun ve bunlara bağlı olan yönetmeliklere, Türkiye Bilimsel ve Teknik Araştırma Kurumu’nun (TÜBİTAK) bir enstitüsü olan Ulusal Akademik Ağ ve Bilgi Merkezi (ULAKBİM) tarafından işletilen Ulusal Akademik Ağ’ın (ULAKNET) kullanımına ilişkin usul ve esaslara, T.C Kırklareli Üniversitesi yönetmeliklerine aykırı hareket etmemeyi,
18. 6 Temmuz 2019 Cumhurbaşkanlığı Bilgi ve İletişim Güvenliği Tedbirleri Genelgesi gereği; kurum içi ve kurum adına yapılan e-posta iletişimlerinde, şahsi mail adresi yerine kurum tarafından tahsis edilen mail adresini kullanacağını; kurum tarafından tahsis edilen mail adresini şahsi amaçlar, sosyal medya üyelikleri, e-ticaret siteleri üyeliklerinde ve diğer tüm sitelerin üyeliklerinde kullanmayacağını,
Tüm bu maddeleri daha sonra hiçbir itiraza mahal vermeyecek şekilde okuyup anladığını,
KABUL VE TAAHHÜT ETMİŞTİR.
6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, ISO 27001 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi, Cumhurbaşkanlığı Dijital Dönüşüm Ofisi Bilgi ve İletişim Güvenliği Tedbirleri ve Genelgesi kapsamında kurumumuz bünyesinden ayrılan personelin/öğrencinin e-posta adresi/adresleri ve e-posta kutusu/kutuları 3 yıl süre ile idari ve adli süreçler amaçlı sunucularımızda barındırılacaktır. Ayrılış tarihinden itibaren, ayrılmış olan personelin/öğrencinin e-posta adresi/adresleri pasif hale getirilecek olup, bu hesaplara ait e-posta şifreleri güvenlik amacıyla otomatik olarak değiştirilecektir. Personel/öğrenci e-posta hesaplarıyla giriş yapılan diğer tüm sistemlerdeki (EBYS, BYS, erasmus otomasyonu, personel web sitesi, kablosuz internet vb.) hesapları da pasif hale getirilecek/yetkileri kaldırılacak/kapatılacaktır. Ayrılış tarihinden itibaren 3 yıl geçen personelin/öğrencinin hem e-posta adresi/adresleri hem de e-posta kutusu/kutuları sunucularımızdan silinecektir.